4 Herausforderungen, denen sich Benutzer bei der Verwaltung ihrer Dokumente stellen müssen

Ehefrau: Waschmaschine ist kaputt gegangen, wo hast du die Rechnung aufbewahrt?

Ehemann: Es befindet sich in einem Ordner im Beistelltisch.

Frau: Komm schon, sei spezifisch auf deiner oder meiner Seite des Bettes? Sie müssen Ihr Leben und Ihre Dokumente organisieren.

In der heutigen Zeit sind alle sehr beschäftigt! Jonglieren von Arbeit, Familie, Zuhause, Freunden, Geselligkeit, persönlichen Interessen und Hobbys usw. und es wird für die meisten Menschen schwierig. Bei dieser überwältigenden Reihe von Aktivitäten haben die meisten von uns einige Zeit versäumt, sich um eine wichtige Aktivität zu kümmern, wie Kreditkartenzahlung, Erneuerung der Versicherungspolice, Verlegen eines Dokuments usw. Und dann kriegen wir das Ende, dass so viel zu tun ist Wir haben nicht genug Zeit dafür.

Jeder möchte Zeit sparen, damit er mehr von dem tun kann, was er liebt, sei es Arbeit, Zeit mit der Familie verbringen oder etwas anderes. Aber Zeit zu sparen ist nicht so einfach, es erfordert, unser Leben besser zu organisieren, zu planen, wo unsere Zeit genutzt werden sollte, die Aktivitäten zu kennen, die unsere Zeit beanspruchen und diese auslassen / reduzieren, eine Routine umgehen und Aufgabenlisten erstellen & Prioritäten setzen Aktivitäten drauf usw. So langweilig das Ganze auch klingen mag, es ist die einzige Möglichkeit, Zeit zu sparen und es für Dinge zu verwenden, die am wichtigsten sind.

Nachfolgend sind die fünf großen Herausforderungen aufgeführt, mit denen wir uns im Leben organisieren müssen. Dies gilt für die Organisation aller Aspekte unseres Lebens, aber wir werden versuchen, dies unter dem Gesichtspunkt der Organisation von Dokumenten zu verstehen.

Nicht die Motivation haben, anzufangen

Die erste und in gewissem Sinne die größte Herausforderung, der sich die meisten Menschen gegenübersehen, besteht darin, „nicht die Motivation zum Start zu haben“. Das Gehirn ist so verdrahtet, dass es die einfachste Lösung ist, um das Glück im gegenwärtigen Moment zu maximieren. Daher haben wir das Gefühl, dass wir keine Sachen organisieren müssen, es ist einfach nicht so wichtig. In den meisten Fällen suchen die Menschen nach einem Dokument, wenn sie es dringend brauchen. Wenn sie es nicht finden können, verursacht es viel Stress. In der Regel wird ein solcher Moment des Stresss der Auslöser, um die Hürde der Motivationsebene für die meisten Menschen zu überwinden.

Ich weiß nicht wo ich anfangen soll

Wenn Sie die Motivation endgültig gesammelt und beschlossen haben, einen Tag für die Organisation der Dokumente vorzusehen, besteht die nächste Herausforderung darin, herauszufinden, wo Sie anfangen sollen. Es gibt viele Dokumente wie persönliche Ausweise, Krankenakten, Versicherungen, Bankunterlagen, Anlageunterlagen, Schulungsunterlagen usw., die alle an verschiedenen Orten verstreut sind, beispielsweise in verschiedenen Schubladen der Schränke zu Hause / im Büro, auf Ihrem Computer oder Ihren unterschiedlichen Computern E-Mail-Konten, Ihre Cloud-Speicherkonten, Ihr Portemonnaie, Ihre normale Bürotasche usw. Die schiere Größe der Unordnung und die verschiedenen Stellen, an denen Sie nach Dokumenten suchen müssen, stellt die Frage „Wo fange ich an?“ an. Viele Menschen werden zu diesem Zeitpunkt demotiviert und zögern für eine spätere Zeit.

Mangel an geeigneten Werkzeugen

Sie haben das Motivationsproblem überwunden und auch herausgefunden, wo Sie anfangen sollen. Nun besteht die Herausforderung, nicht über die richtigen Werkzeuge zur Verwaltung der Aufgabe zu verfügen. Man kann verschiedene Werkzeuge verwenden, von den sehr einfachen bis hin zu den fortgeschrittenen. Was jedoch wirklich erforderlich ist, ist eine grundlegende Planung, um zu überlegen, wie Sie die Dokumente organisieren, welche Kategorien in welche Dokumente eingeteilt werden sollen, welche, welche gemeinsam einzureichen sind um die Dinge einzureichen, in welchem ​​Prozess sie für die Zukunft eingerichtet werden, damit auch neue Dokumente ordnungsgemäß abgelegt werden können usw.

Der eigentliche Teil der Archivierung ist keine große Herausforderung, denn auf der ersten Ebene kann man die Aufgabe mit einigen Standarddateien, Ordnern, Stift und Papier erledigen und dann zu fortgeschritteneren Werkzeugen übergehen.

Mangel an Disziplin

Das Organisieren von Dokumenten (oder etwas anderem) ist keine einmalige Aktivität. Es braucht Disziplin, um sie zu organisieren! Es gibt Dokumente, die auslaufen oder zur Erneuerung anstehen, sie müssen erneuert und aktualisiert werden, andere Dokumente sind nur kurzfristige Dokumente, die verworfen werden müssen, um Unordnung zu vermeiden, und es kommen neue Dokumente hinzu, die sofort eingereicht werden müssen. Wenn dies nicht regelmäßig geschieht, befinden wir uns in demselben Zustand, in dem wir das gesamte Dokumentenverwaltungssystem eingerichtet haben. Alle Anstrengungen zum Starten und Organisieren gehen verloren, wenn wir es nicht organisieren können. Die Herausforderung besteht darin, dass wir oftmals von der Anstrengung, die erforderlich ist, überwältigt werden oder einfach nur faul werden, was dazu führt, dass wir die ganze Anstrengung, die wir zuvor gesetzt hatten, vergeuden.

Für viele Menschen sind die oben genannten Herausforderungen zu abschreckend und die Menschen enden nur zögernd. Wenn jemand diesen gesamten Prozess automatisieren kann, ohne dass der Benutzer so viel Aufwand benötigt, können sich viele Menschen in ihrem Leben besser organisieren.

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