Einige Möglichkeiten, um bei der Arbeit produktiver zu sein

Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch und möchten Ihre To-Do-Liste löschen. Doch bevor Sie es wissen, ist der Tag vorbei und Sie haben nur einen Bruchteil Ihrer geplanten Aufgaben erfüllt. Sie versprechen sich, dass Sie am nächsten Tag länger und härter arbeiten werden, um mehr zu erledigen.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Um produktiv zu sein, muss man nicht immer mehr Zeit investieren und härter arbeiten. Es geht darum, die Zeit, die Sie haben, intelligenter zu managen. Aber was heißt das für Sie?

Der größte Teil unserer Zeit wird für Aufgaben verschwendet, die wir nicht wirklich erledigen müssen, für Aufgaben, die wir nicht mögen und die dazu führen, dass wir unsere Füße schleifen oder sogar versuchen, zu viel auf einmal zu tun. Aber es kann (und wird!) Besser werden. Während es keine magische Pille gibt, die Sie beim Zeitmanagement besser macht, gibt es Schritte, die Sie unternehmen können, um besser und produktiver zu werden.

Erstens wissen, wie Ihre Zeit verbracht wird

Was machst du mit deiner Zeit? Der erste Schritt in Richtung eines produktiveren Tages besteht darin, festzustellen, wohin Ihre Zeit gerade geht. Behalten Sie für die nächste Woche alles im Auge, was Sie während Ihrer Arbeitszeit tun. Notieren Sie sich jedes Mal, wenn Sie Aufgaben wechseln.

  • 8.00 Uhr frühstückte
  • 8:15 Uhr gebrühter Kaffee
  • 8:20 Uhr schaute auf Facebook
  • 8:30 Uhr stand auf, um Kaffee zu holen
  • 8:40 Uhr überprüfte E-Mail
  • …und so weiter.

Sehen Sie sich am Ende der Woche diese Liste an und markieren Sie alles, was Ihnen nicht geholfen hat, Ihre Ziele für die Woche zu erreichen. Können Sie Muster identifizieren? Hattest du eine Fülle von Unterbrechungen? Haben Sie öfter die Aufgaben gewechselt, als Sie sollten? Mussten Sie wirklich auf Facebook nachsehen, während Sie darauf gewartet haben, dass der Kaffee gut wird, oder hätten Sie stattdessen einen Vorsprung bei Ihren E-Mails?

Sobald Sie die Aktivitäten identifiziert haben, die Ihre Zeit verschwenden, können Sie Maßnahmen ergreifen, um entweder weniger Zeit mit diesen Dingen zu verbringen oder sie ganz einzustellen.

Steigen Sie auf und glänzen Sie mit effizienteren Routinen

Auch wenn nicht jeder als Morgenmensch bekannt ist, ist es eine einfach umzusetzende Strategie, die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erledigen und dann in Angriff zu nehmen. Manche Menschen beginnen ihren Tag mit Meditation, Yoga oder einer entspannenden Dusche mit ihrer Lieblingsmusik, gefolgt von einem nahrhaften Frühstück.

Wenn möglich, planen Sie die meisten Besprechungen für den Nachmittag, damit Sie die schwierigsten Aufgaben am Morgen erledigen können, solange Sie noch frisch sind. Wenn Sie das harte Zeug erst später am Tag aufschieben, wird es nach hinten losgehen, da irgendwann die Müdigkeit einsetzt, was es schwieriger macht, eine bereits schwierige Aufgabe zu erledigen.

Lehnen Sie Multitasking ab

Möglicherweise haben Sie den Eindruck, dass Multitasking eine gute Möglichkeit ist, mehr zu erledigen. Die Wissenschaft sagt jedoch genau das Gegenteil. Während die meisten Menschen keine Probleme haben, gleichzeitig zu gehen und zu sprechen oder zu essen und zu lesen, verwenden Multitasking-Funktionen, wie Sprechen und Lesen, bei denen viele von uns versuchen, E-Mails zu beantworten, eine ähnliche kognitive Funktion Funktionen und der Versuch, sie gleichzeitig auszuführen, werden tatsächlich länger dauern.

Wenn Sie also das nächste Mal glauben, dass Sie Zeit sparen können, indem Sie gleichzeitig telefonieren und einen Blogbeitrag schreiben, überlegen Sie noch einmal: Sie erledigen beide Aufgaben besser und effizienter, indem Sie sie nacheinander ausführen.

Machen Sie eine Pause - es ist nicht schädlich

Wir brauchen keine Wissenschaft, die uns sagt, dass die Arbeit an etwas über einen längeren Zeitraum zu Müdigkeit führt: Die Konzentration leidet und wir werden leichter abgelenkt.

Was die Wissenschaft sagt, ist, dass kurze Pausen helfen. Versuchen Sie, der Versuchung zu widerstehen, zu „brechen“, indem Sie etwas Ähnliches tun, wie Sie es bereits getan haben. Wenn Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen und durch Instagram blättern, können Sie sich nicht vollständig auffrischen.

Wenn es Zeit ist, sich von Ihrer Arbeit zu entfernen, stehen Sie auf und machen Sie einen kurzen Spaziergang, bevor Sie zur eigentlichen Aufgabe zurückkehren. Gehen kann nicht nur Ihren Fokus verbessern, wenn Sie zurückkehren, sondern auch Ihre Kreativität fördern.

Wenn Sie die Art von Person sind, die Müdigkeit ignoriert oder nicht wirklich erkennen kann, wann sie eingesetzt hat, können Sie verschiedene Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Sie Pausen einlegen. Stellen Sie beispielsweise Alarme auf Ihrem Telefon ein, um Sie daran zu erinnern, aufzustehen. Wenn Sie feststellen, dass Sie diese ignorieren, versuchen Sie eine App, die Ihre Fähigkeit blockiert, wie Time Out für Mac weiterzuarbeiten.

Halten Sie Unterbrechungen auf ein Minimum

Effizienz bedeutet, sich auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren, und die Fokussierung erfordert minimale Unterbrechungen. Übernehmen Sie zunächst die Kontrolle über Benachrichtigungen. Schalten Sie alle außer den wichtigsten aus. Verwenden Sie die integrierten Funktionen Ihres Telefons und Computers, um unnötige Geräusche herauszufiltern, und bringen Sie ein Schild mit der Aufschrift „Bitte nicht stören“ an der Tür an.

Einige Unternehmer zögern, sich für einen bestimmten Zeitraum abzuschalten. Was ist, wenn bei einem Kunden ein Notfall vorliegt? Wenn Sie diesbezüglich Bedenken haben, denken Sie folgendermaßen vor: Wenn Sie eine Kundenbesprechung für eine Stunde hatten, würden Sie die Besprechung nicht aufgrund eines spontanen Telefonanrufs oder zum Beantworten einer E-Mail von einem anderen Kunden unterbrechen. Behandle die Arbeitszeit genauso.

Wenn Sie in einem Unternehmen tätig sind, in dem zeitkritische Kundenprobleme häufig auftreten, sollten Sie die Verwendung einer E-Mail-Antwort in Betracht ziehen, um festzustellen, ob das Problem bei der Triage liegt. Wenn es zum Beispiel dringend ist, bitten Sie sie, Sie anzurufen. Planen Sie andernfalls drei- bis viermal am Tag, an dem Sie nur E-Mails versenden, und nehmen Sie diese Zeiten in Ihren Antwortgeber auf, um die Erwartungen festzulegen.

Verwenden Sie einen Terminplaner

Planen Sie Ihre Aufgabenliste mit Zeitblöcken, die mit einer Kalender-App in Prioritätsreihenfolge angeordnet sind. Google Calender ist eine großartige kostenlose Option und kann problemlos mit den meisten Kalender-Apps auf Mobilgeräten synchronisiert werden. Ermöglichen Sie Desktop- oder Mobilbenachrichtigungen, damit Sie darüber informiert werden, wann es Zeit ist, die nächste Aufgabe zu starten.

Sie können auch Pomodora ausprobieren, ein beliebtes System, mit dem Sie einen Timer einstellen, der in Schritten von 25 Minuten summt. Sobald Sie vier waren, werden Sie angewiesen, eine Pause einzulegen.

Wenn Sie anfangen, sollten Sie sich nicht entmutigen lassen, wenn Sie feststellen, dass Ihnen die gesperrte Zeit für Elemente ausgeht, bevor Sie sie tatsächlich beendet haben. Wenn Sie sich noch nie an einen Zeitplan gehalten haben, müssen Sie einige Versuche unternehmen, um das richtige Timing zu erreichen. Mit der Zeit erfahren Sie mehr darüber, wie lange bestimmte Aufgaben dauern. Dies kann nicht nur zu Ihrer Produktivität beitragen, sondern auch aufdecken, ob Sie nicht genug für Ihre Zeit aufladen!

Finde einen Gefährten

Die Verantwortung für die eigene Zeit und den eigenen Zeitplan ist ein perfekter Nährboden für den Aufschub, und die Zeit kann Ihnen davonlaufen. Sie können jedoch einen eigenen Verantwortungspartner einrichten, um Ihre Ziele zu erreichen und diese Produktivitätstechniken in die Tat umzusetzen. Unabhängig davon, ob es sich bei dieser Person um einen Freund, Kollegen, ein Familienmitglied oder einen Produktivitätsberater handelt, den Sie als Coach anheuern, hat sie die Verantwortung, von Ihnen enttäuscht zu sein und auszudrücken, dass Sie Ihre Ziele nicht erreichen, wenn Sie dies tun.

Produktivität ist wie jede andere Fähigkeit - mit Übung und Ausdauer; Sie können mehr Kontrolle über Ihre Zeit haben. Die zusätzliche Arbeit, die erforderlich ist, um zu lernen, wie Sie dorthin gelangen, wird unzählige Male mit weniger Stress, mehr Freizeit und mehr Qualitätsarbeit, die von Ihren Kollegen und Kunden wahrgenommen wird, zurückgezahlt.

Haben Sie eine dieser Techniken ausprobiert? Lassen Sie mich Ihre Antwort wissen.

Danke fürs Lesen. Wenn Sie oben mögen, berühren Sie Basis mit mir. Fröhliches Lesen. Lächle weiter.