Nur wenige Möglichkeiten, bei der Arbeit produktiver zu sein

Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch und beabsichtigen, Ihre To-Do-Liste zu zerstören, aber bevor Sie es wissen, ist der Tag vorbei und Sie haben nur einen Bruchteil dessen erreicht, was Sie sich vorgenommen haben. Sie versprechen sich, dass Sie am nächsten Tag länger und härter arbeiten werden, um mehr zu erledigen.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Produktiv zu sein bedeutet nicht immer, mehr Zeit zu investieren und härter zu arbeiten. Es geht darum, die Zeit, die Sie haben, intelligenter zu verwalten. Aber was bedeutet das für dich?

Die meiste Zeit wird für Aufgaben verschwendet, die wir nicht wirklich erledigen müssen, für Aufgaben, die wir nicht mögen und die dazu führen, dass wir unsere Füße schleifen, oder sogar für den Versuch, zu viel auf einmal zu tun. Aber es kann (und wird!) Besser werden. Während es keine magische Pille gibt, die Sie beim Zeitmanagement verbessert, können Sie Schritte unternehmen, um sich besser und produktiver zu formen.

Erstens, wissen Sie, wie Ihre Zeit verbracht wird

Was machst du mit deiner Zeit? Der erste Schritt zu einem produktiveren Tag besteht darin, festzustellen, wohin Ihre Zeit gerade geht. Behalten Sie für die nächste Woche alles im Auge, was Sie während Ihrer Arbeitszeit tun. Notieren Sie sich jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe wechseln.

  • 8:00 Uhr frühstückte
  • 8:15 Uhr gebrühter Kaffee
  • 8:20 Uhr auf Facebook geschaut
  • 8:30 Uhr stand auf, um Kaffee zu holen
  • 8:40 Uhr überprüfte E-Mail
  • …und so weiter.

Schauen Sie sich am Ende der Woche diese Liste an und markieren Sie alles, was Ihnen nicht dabei geholfen hat, Ihren Wochenzielen näher zu kommen. Können Sie Muster identifizieren? Hattest du eine Fülle von Unterbrechungen? Haben Sie die Aufgaben öfter gewechselt, als Sie sollten? Mussten Sie wirklich Facebook überprüfen, während Sie darauf warteten, dass sich der Kaffee verbessert, oder hätten Sie stattdessen einen Vorsprung auf Ihre E-Mails bekommen können?

Sobald Sie die Aktivitäten identifiziert haben, die Ihre Zeit verschwenden, können Sie Maßnahmen ergreifen, um entweder weniger Zeit mit diesen Dingen zu verbringen oder sie ganz einzustellen.

Steigen Sie auf und glänzen Sie mit effizienteren Routinen

Obwohl nicht jeder dazu verdrahtet ist, ein Morgenmensch zu sein, ist es eine einfach zu implementierende Strategie, die wichtigsten Aufgaben zuerst zu haben und dann zu erledigen. Manche Menschen beginnen ihre Tage mit Meditation, Yoga oder einer entspannenden Dusche mit ihrer Lieblingsmusik, gefolgt von einem nahrhaften Frühstück.

Wenn Sie können, planen Sie die meisten Ihrer Besprechungen für den Nachmittag, damit Sie die schwierigsten Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste am Morgen erledigen können, während Sie noch frisch sind. Wenn Sie das harte Zeug bis später am Tag aufschieben, wird es nach hinten losgehen, da schließlich Müdigkeit einsetzt, was es schwieriger macht, eine bereits schwierige Aufgabe zu erledigen.

Lehnen Sie Multitasking ab

Möglicherweise haben Sie den Eindruck, dass Multitasking ein guter Weg ist, um mehr zu erreichen. Die Wissenschaft sagt jedoch genau das Gegenteil Während die meisten Menschen keine Probleme haben, gleichzeitig zu gehen und zu sprechen oder zu essen und zu lesen, verwenden Multitasking zwei oder mehr ähnliche Aufgaben - wie Sprechen und Lesen, etwas, das viele von uns beim Beantworten von E-Mails versuchen - ähnliche kognitive Funktionen Funktionen und der Versuch, sie gleichzeitig auszuführen, werden tatsächlich länger dauern.

Wenn Sie also das nächste Mal denken, dass Sie Zeit sparen können, indem Sie gleichzeitig telefonieren und einen Blog-Beitrag schreiben, denken Sie noch einmal: Sie werden bei beiden einen besseren und effizienteren Job machen, indem Sie sie einzeln erledigen.

Machen Sie eine Pause - es ist nicht schädlich

Wir brauchen keine Wissenschaft, um uns zu sagen, dass die Arbeit an etwas über einen längeren Zeitraum zu Müdigkeit führt: Der Fokus leidet und wir werden leichter abgelenkt.

Was die Wissenschaft sagt, ist, dass kurze Pausen helfen. Versuchen Sie, der Versuchung zu widerstehen, zu „brechen“, indem Sie etwas Ähnliches tun, wie Sie es bereits getan haben. Wenn Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen und durch Instagram scrollen, können Sie sich nicht vollständig erfrischen.

Wenn es Zeit ist, sich von Ihrer Arbeit zu entfernen, stehen Sie auf und machen Sie einen kurzen Spaziergang, bevor Sie zur eigentlichen Aufgabe zurückkehren. Gehen kann nicht nur Ihren Fokus nach Ihrer Rückkehr verbessern, sondern auch Kreativität fördern.

Wenn Sie der Typ sind, der Müdigkeit ignoriert oder nicht wirklich erkennen kann, wann sie eingesetzt hat, können Sie Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Sie Pausen einlegen. Stellen Sie beispielsweise Alarme auf Ihrem Telefon ein, um Sie daran zu erinnern, aufzustehen. Wenn Sie feststellen, dass Sie sie ignorieren, versuchen Sie es mit einer App, die Ihre Fähigkeit blockiert, wie Time Out für Mac weiterzuarbeiten.

Halten Sie Unterbrechungen auf ein Minimum

Effizienz bedeutet, sich auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren, und die Fokussierung erfordert minimale Unterbrechungen. Beginnen Sie damit, die Kontrolle über Benachrichtigungen zu übernehmen. Schalten Sie alle außer den wichtigsten aus. Verwenden Sie die integrierten Funktionen Ihres Telefons und Computers, um unnötige Geräusche herauszufiltern, und bringen Sie ein Schild mit der Aufschrift „Bitte nicht stören“ an der Tür an.

Einige Geschäftsinhaber zögern, sich für einen bestimmten Zeitraum abzuschneiden. Was ist, wenn ein Notfall bei einem Kunden vorliegt? Wenn Sie diesbezüglich Bedenken haben, denken Sie folgendermaßen darüber nach: Wenn Sie eine Stunde lang eine Kundenbesprechung hatten, würden Sie die Besprechung nicht für einen spontanen Anruf oder die Beantwortung einer E-Mail eines anderen Kunden unterbrechen. Behandeln Sie die Arbeitszeit genauso.

Wenn Sie in einem Unternehmen tätig sind, in dem häufig zeitkritische Kundenprobleme auftreten, sollten Sie einen E-Mail-Responder verwenden, bei dem es sich um Triage handelt. Wenn es beispielsweise dringend ist, bitten Sie sie, Sie anzurufen. Andernfalls planen Sie drei- bis viermal am Tag, an dem Sie nur E-Mails versenden, und nehmen Sie diese Zeiten in Ihren Res-Ponder auf, um die Erwartungen festzulegen.

Verwenden Sie einen Planungszähler

Planen Sie Ihre Aufgabenliste mit Zeitblöcken, die in Prioritätsreihenfolge mit einer Kalender-App angeordnet sind. Google Kalender ist eine großartige kostenlose Option und lässt sich problemlos mit den meisten Kalender-Apps auf Mobilgeräten synchronisieren. Ermöglichen Sie Desktop- oder Mobilbenachrichtigungen, damit Sie darüber informiert werden, wann die nächste Aufgabe gestartet werden muss.

Sie können auch Pomodora ausprobieren, ein beliebtes System, mit dem Sie einen Timer einstellen, der in Schritten von 25 Minuten summt. Sobald Sie vier Jahre alt sind, werden Sie angewiesen, eine Pause einzulegen.

Lassen Sie sich zu Beginn nicht entmutigen, wenn Ihnen die blockierte Zeit für Elemente ausgeht, bevor Sie sie tatsächlich fertiggestellt haben. Wenn Sie noch nie nach einem Zeitplan gelebt haben, ist ein Versuch und Irrtum erforderlich, um das richtige Timing zu finden. Mit der Zeit werden Sie besser wissen, wie lange bestimmte Aufgaben dauern. Dies kann nicht nur Ihre Produktivität steigern, sondern auch Aufschluss darüber geben, ob Sie nicht genug für Ihre Zeit in Rechnung stellen!

Finde einen Gefährten

Die Verantwortung für Ihre eigene Zeit und Ihren Zeitplan ist ein perfekter Nährboden für Aufschub, und die Zeit kann Ihnen davonlaufen. Sie können jedoch einen eigenen Verantwortungspartner einrichten, der Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen und diese Produktivitätstechniken ins Spiel zu bringen. Unabhängig davon, ob es sich bei dieser Person um einen Freund, Kollegen, ein Familienmitglied oder einen Produktivitätsberater handelt, den Sie als Coach einstellen, hat sie die Verantwortung, von Ihnen enttäuscht zu sein und dies auszudrücken, wenn Sie Ihre Ziele nicht erreichen.

Produktivität ist wie jede andere Fähigkeit - mit Übung und Ausdauer; Sie können mehr Kontrolle über Ihre Zeit haben. Die zusätzliche Arbeit, die erforderlich ist, um zu lernen, wie Sie dorthin gelangen, wird unzählige Male mit weniger Stress, mehr Zeit für die Freizeit und mehr Qualitätsarbeit zurückgezahlt, die Ihre Kollegen und Kunden bemerken werden.

Haben Sie eine dieser Techniken ausprobiert? Lassen Sie mich Ihre Antwort wissen.

Vielen Dank für das Lesen oben. Wenn Sie oben mögen, berühren Sie mich. Fröhliches Lesen. Lächle weiter.