Wie Jessica Abel die Produktivität ihres Teams um den Faktor 6 erhöhte

Bereitstellung der ultimativen Client-Onboarding-Erfahrung

Die Herausforderung:

Jessica Abel ist eine Coach, Beraterin, Künstlerin und Autorin, die Kreative befähigt, ihre inneren Kritiker zu überwinden, die Kontrolle über ihre Arbeit zu übernehmen und ihr Leben danach auszurichten. Sie startete 2015 ihr Flaggschiff-Programm, den Creative Focus Workshop, mit mehr als zwei Jahrzehnten Erfahrung darin, ihre eigenen Ideen und die ihrer Studenten zum Leben zu erwecken.

Sie und ihr Team stellten fest, dass der Einarbeitungsprozess verbessert werden musste, obwohl die Schüler ihre Ziele konsequent erreichten und ihr kreatives Leben durch den Workshop veränderten. Für jede Kohorte waren 30 Stunden Dateneingabe erforderlich. Die mehreren beweglichen Teile des Systems wurden komplex und umständlich. Es war für Jessica schwierig, mit fehlgeschlagenen Zahlungen Schritt zu halten und die Einnahmen zu verfolgen. Und die Daten, die sie sammelte, konnten nicht effektiv analysiert werden, um ihren Schülern einen besseren Service zu bieten.

Jessica und ihr Team verwendeten Google-Tabellen und -Formulare, um jedes Element ihres Onboarding-Prozesses zu verfolgen. Die Organisation und Aktualisierung von Informationen war jedoch eine Herausforderung, zumal mit jeder Kohorte neue Tools und Datenmetriken hinzugefügt wurden. Es war schwierig, sich daran zu erinnern, jedes Element für jeden Schüler zu aktualisieren, und Jessica befürchtete, dass die Dinge durch die Risse fallen würden, besonders wenn ihre Kohorten größer wurden. Sie wusste auch, dass die von ihr gesammelten Daten und Rückmeldungen verwendet werden konnten, um ihr Programm noch wirkungsvoller zu machen - aber all ihre vorhandenen Datenanalysen waren manuell und zeitaufwändig, und es gab keinen wirklichen Weg, nützliche Erkenntnisse daraus zu gewinnen.

Jessica war auf der Suche nach einem zuverlässigen, wiederholbaren Onboarding-Prozess, der die Effizienz maximierte, ihr High-Touch-Angebot widerspiegelte, ihre Studenten sofort motivierte und begeisterte und eine außergewöhnliche Kundenerfahrung bot. Sie wollte die Zeit reduzieren, die sie und ihr Team für die Dateneingabe aufgewendet hatten, und sie stattdessen für die Kundenbetreuung und die Geschäftsentwicklung nutzen. Schließlich wollte Jessica ein einfaches, automatisiertes System zur Analyse von Längsschnittdaten über Kohorten, mit dem sie ihre Werkstatt kontinuierlich perfektionieren konnte.

Was wir gemacht haben

So unglaublich organisiert Jessica auch war, die Anzahl der Tabellenkalkulationen, mit denen sie und ihr Team jonglierten, war überwältigend und sehr zeitaufwändig. Sie erkannte, dass es einen Weg geben musste, um ihren aktuellen Prozess zu verbessern, wusste jedoch nicht, dass so viel automatisiert und so viele Aufgaben gänzlich beseitigt werden konnten. Tatsächlich war sie der Meinung, dass die einzige Lösung, bevor wir mit der Zusammenarbeit begannen, darin bestand, ein neues Teammitglied einzustellen.

Mein Team und ich haben die verschiedenen Tabellen und Formulare in einem benutzerdefinierten Kunden-Dashboard zusammengefasst, das auf die spezifischen Bedürfnisse und Ziele von Jessica zugeschnitten ist. Wir haben dann sichergestellt, dass alle Informationen, die sie während des Onboardings gesammelt hat, automatisch in ihr Dashboard übertragen werden. Dadurch konnte sie sofort sehen, wo sich die Schüler gerade befanden und ob etwas fehlte.

Gruppenprogramm-Hub

Wir haben auch eine übersichtliche Darstellung wertvoller Daten erstellt, z. B. wo Kunden sie gefunden haben, welcher Programmebene sie beigetreten sind, ob sie vollständig bezahlt haben oder einen Zahlungsplan gewählt haben und wie ihre grundlegende Bevölkerungsstruktur aussieht. All dies ist sofort im Dashboard verfügbar.

Um die Bedenken von Jessica hinsichtlich zeitaufwändiger und unvollständiger Nachverfolgung von Zahlungen auszuräumen, haben wir auch im Dashboard ein Zahlungsprotokoll erstellt, in dem automatisch geleistete Zahlungen und verpasste Zahlungen erfasst werden. Und um Jessica ihre Datenwunschliste zur Verfügung zu stellen, haben wir Automatisierungen erstellt, um jede Metrik zu sammeln und zu analysieren, zu der sie einen Einblick haben möchte, und um manuelle Analysen und Schätzungen zu beenden.

Das gesamte System wurde in weniger als vier Monaten gebaut, und das gesamte Team hat es bereits nach vier Wochen erfolgreich eingesetzt (einschließlich Schulungszeit).

DIE ERGEBNISSE

Jessicas neues System macht ihren Einstiegsprozess sechsmal effizienter. Anstatt 30 Verwaltungsstunden für jede neue Kohorte aufzuwenden, gibt das Team jetzt fünf aus. Mit jedem Element des Prozesses, der auf einer einzigen Plattform optimiert, automatisiert und konsolidiert ist, können sie sofort feststellen, ob eine Aufgabe erledigt ist oder ob es offene Stellen gibt. Jessica kann Zahlungen schnell und einfach nachverfolgen und so Einnahmen genauer erfassen und prognostizieren.

Mit den integrierten Datenverfolgungsautomationen kann Jessica eine noch bessere Kundenbetreuung gewährleisten. Mit dem System kann sie feststellen, wo Schüler auf Probleme stoßen, eingreifen, Unterstützung leisten und ihren Erfolg sicherstellen.

"Ohne die automatische Erfassung der Daten", sagt Jessica, "hätte ich nie genug Bandbreite gehabt, um sowohl die Daten zu finden als auch die Kundenbetreuung zu übernehmen." Ich habe zwei Studenten dieser Kohorte erreicht, und ihre Reaktionen waren wirklich überglücklich. Rechtzeitige Eingriffe haben den Gesamterfolg und das Glück meiner Schüler wesentlich stärker beeinflusst. “

Kundenbetreuung

Jessica ist auch begeistert, dass ihr neues System die gewünschten langfristigen Datenerkennungen liefern kann. Eine Gesamtübersicht über die Fortschritte und das Feedback ihrer Schüler ermöglicht es Jessica, ihr Programm kontinuierlich zu verfeinern und zu perfektionieren. Es hilft ihr auch, sich auf ihr Marketing zu konzentrieren. „Ich muss nie mehr dunkle Daten ausgraben. Es ist ein One-Stop-Datenstopp “, sagt sie.

Testimonial Hub

Darüber hinaus haben wir dafür gesorgt, dass das neue System mit Jessicas Geschäft wächst, sodass sie sich nie wieder darum kümmern muss, ein Back-End zusammenzubauen oder Tools im laufenden Betrieb hinzuzufügen. Das System bietet alles, was sie braucht, um nicht nur ihre Schüler an Bord zu haben, sondern den gesamten Workshop zu leiten und alle Elemente ihres Geschäfts hinter den Kulissen zu erledigen. Und wenn sie sich entscheidet, irgendetwas in der Zukunft hinzuzufügen oder zu ändern, kann das System leicht angepasst werden, um es anzupassen.

"Es ist nahtlos und einfach", sagt Jessica. "Durch mein neues System kann ich Superkräfte unterrichten und coachen."

Wenn Sie ein System erkunden möchten, das ein außergewöhnliches Onboarding-Erlebnis schafft, würde ich gerne sprechen. Senden Sie einfach dieses Formular ab und ich melde mich umgehend bei Ihnen.